Após dois anos de pandemia, os aquicultores vêm enfrentando condições muito adversas, com elevados custos de produção e baixos preços e demanda do mercado. Grande parte dos cultivos passa por dificuldades financeiras. Muitos empreendimentos já pararam e outros tantos deverão encerrar suas atividades se as condições atuais de volume e preços persistirem. O cenário atual reforça a necessidade dos produtores melhorarem o controle e a gestão financeira dos seus empreendimentos. A maioria dos produtores sequer consegue precisar seus custos de produção. Sabem que a ração é o maior item de despesa. Mas não sabem precisar o real custo do quilo de pescado. Em momentos como o que o setor vive agora, muitas vezes é melhor recuar um pouco nos preços de venda e manter o caixa da empresa circulando, do que ficar esperando preços melhores, com estoques de pescado encalhados nos tanques, o que leva a um uso ineficiente dos recursos e maiores perdas por mortalidade, elevando ainda mais o custo de produção. Um eficiente registro e gestão dos custos possibilita conhecer o custo real de produção e a composição desses custos, dando ao produtor subsídios para direcionar estratégias de vendas, de cultivo e de gestão de custos mais eficientes, de modo a reduzir o impacto dos principais itens de custo e buscar melhores opções de mercado. Somente com um controle eficaz de custos o produtor pode saber até onde chegar nos preços de venda sem prejudicar demasiado a saúde financeira dos seus cultivos.
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Grande parte dos produtores apenas gerenciam os débitos e entradas em suas próprias contas bancárias. Outros tantos se esforçam em manter algum registro de despesas e receitas anotados em uma agenda ou caderno. Muitas informações não são registradas e muitas se perdem em meio a um calhamaço de folhas carente de organização. Assim, fica quase impossível extrair informações que possam direcionar ações para uma eficiente gestão financeira dos cultivos. Há ferramentas mais apropriadas para manter esse controle, por exemplo, as planilhas eletrônicas. Mas, apenas colocar dados em planilhas eletrônicas, não resolve muito. É preciso saber a melhor forma de se armazenar e analisar esses dados, de modo que seja possível extrair alguma informação relevante dos mesmos sem grandes sofrimentos tentando juntar os calhamaços de números registrados. Em geral, os proprietários, gerentes e técnicos usam algumas planilhas eletrônicas para manter um controle da estocagem dos tanques, fornecimento de ração e dados financeiros. Mas essas planilhas se multiplicam a cada nova estocagem de um tanque e a cada mês do ano. Acumulam-se, assim, uma grande quantidade de números. Mas não conseguem extrair informações relevantes e fidedignas desses controles. Um esforço imenso no registro e coleta de informações que, invariavelmente, acaba sendo tempo perdido. Daí a iniciativa de diversas empresas em criar programas (softwares) específicos para o controle da produção e financeiro dos empreendimentos de aquicultura. E existem excelentes “softwares” desenvolvidos para isso. Mas, eu tenho visto que, mesmo adquirindo esses “softwares” e designando uma pessoa específica para receber treinamento para a sua operação (alimentar com dados e gerar os relatórios), os produtores e técnicos ainda encontram grande dificuldade em avaliar os dados e relatórios gerados por esses “softwares”. Muitos deles realmente geram relatórios muito complexos e demandam o lançamento de uma grande quantidade de informações, muitas delas de pouca utilidade para a gestão da produção e custos.
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Nesse artigo faremos uma breve descrição de como é possível manter um controle eficiente das estradas e saídas e dos custos em um empreendimento de aquicultura, gerando relatórios e análises de fluxo de caixa, bem como indicadores simples e precisos de custo e desempenho, a partir dos registros de despesas e receitas e da quantidade de peixe comercializada e de ração usada mês a mês. Os dados aqui apresentados se referem aos resultados no ano de 2021 de um empreendimento de cultivo de tilápias em tanques-rede. Para o registro e análise dos dados desse empreendimento foi utilizado o Programa de Controle Financeiro Acqua Mais® da Acqua Imagem (Figura 1). Esse programa é uma planilha desenvolvida para uso no ambiente do MS-Excel® e que inclui recursos de programação Visual Basic, o que torna o seu uso extremamente fácil, mesmo para usuários pouco habituados ao uso do MS-Excel®.
Primeiro passo para um controle financeiro
Diferentes despesas e receitas ocorrem nos empreendimentos de aquicultura. Essas despesas devem ser organizadas em classes afins, conforme ilustrado na Figura 2. Por exemplo, as rações usadas, outros tipos de alimentos e suplementos ou aditivos nutricionais podem ser reunidos em uma única classe de despesa, nesse exemplo a classe D18 – Ração, alimentos diversos e aditivos nutricionais. Todas as despesas envolvidas com manutenções e reparos em equipamentos, veículos e instalações podem ser agrupadas na classe D11 – Manutenção / Consertos – equip., veículos e instalações. Despesas referentes a salários e encargos trabalhistas podem ser reunidas na classe D19 – Salários e encargos trabalhistas. Da mesma forma procedemos com as receitas. Se o empreendimento comercializa tilápias e tambaquis, por exemplo, podem ser definidas classes de receitas para cada espécie e tamanho do peixe vendido. Exemplificando na Figura 2, R27 – Vendas Tilápia P, R28 – Vendas Tilápia M, R30 – Vendas Tambaqui P. A definição das classes de despesas e receitas, portanto, é o primeiro passo antes de iniciar o lançamento dos registros de despesas e receitas.
O registro das entradas (receitas) e saídas (despesas) de caixa
O produtor deve se organizar para ir registrando as entradas e saídas de caixa conforme elas vão ocorrendo no dia a dia. Não é obrigatório lançar os dados todos os dias, mas esse é um bom hábito que o usuário do programa deve adquirir. Nada deve escapar desse registro. Assim, é importante pegar as notas fiscais, cupons fiscais, recibos ou mesmo anotar despesas informais que ocorreram, para que nada seja esquecido na hora dos registros. As vendas de pescado do dia a dia podem ser registradas em um caderno de anotações ou agenda, ou mesmo em uma planilha que pode ser adicionada dentro do próprio programa. Esses registros podem ser feitos diariamente e o total de pescado vendido é apurado no final de cada mês. Despesas a pagar – contas que vão vencer num futuro próximo podem ser lançadas com a data em que o pagamento deverá ser efetuado. Assim, o programa gera uma relatório de Despesas a pagar, que é uma ferramenta muito útil para não perder a data de nenhum compromisso financeiro.
Na Figura 3 exemplificamos o lançamento de um registro no Programa Acqua Mais. O programa possui INSTRUÇÕES para seu uso e nelas estão as instruções para lançamento de dados. A data de lançamento de um registro sempre será a data do dia em que o registro está sendo lançado. A data do pagamento ou recebimento é que deve ser a data em o pagamento ou recebimento foi efetivamente realizado. Alguns usuários podem querer atribuir despesas e receitas a áreas de cultivos ou setores distintos da empresa (i.e. administração, produção, vendas, manutenção ou coletivo). No Programa Acqua Mais o usuário pode definir esses setores ou as diferentes empresas. Essas definições são feitas na Planilha INFO_BASE, da mesma forma que as definições das classes de Despesas e Receitas e como faze isso é detalhado nas Instruções do programa.
Na sequência, informe o Tipo de operação (Despesa, Receita, Depósito Sócio, Retirada Sócio, conforme as opções no menu) e escreva uma Descrição detalhada do registro, por exemplo: “Compra de ração engorda 28% PB 6-8 mm 400 sacos da empresa Trato Feito”. Na sequência selecione a Classe de Despesa (ou de Receita, quando for o caso), a partir das opções disponíveis no menu lateral, como pode ser visualizado na Figura 3. E segue completando o restante das informações: valor, quem pagou (uso do menu lateral), forma de pagamento (uso do menu lateral), para quem foi pago (ou de quem foi recebido), telefones de contatos do fornecedor e uma observação que deseja adicionar ao registro. Completados os campos (Figura 4), clique sobre o botão “Transferir dados” e os dados são armazenados no Banco de Dados do programa.
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Os relatórios de fluxo de caixa
Os relatórios de fluxo de caixa são construídos automaticamente com base nos registros de entrada e saída de caixa que foram armazenados no Banco de Dados do programa. Na Tela Inicial há um botão para Atualizar Todos os Relatórios. Crie o hábito de sempre clicar nesse botão, quando abrir o programa ou sempre que atualizar algum registro de dados.
Na Figura 5 é apresentado o Relatório Geral do Fluxo de Caixa de um empreendimento de engorda de tilápias. Os registros de cada Classe de Despesa ou de Receita de um determinado mês são somados e apresentados como o valor total daquela Classe de Despesa ou Receita para aquele mês.
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Uma análise mais detalhada (Figura 6) mostra ao produtor os meses em que o saldo de caixa foi negativo ou positivo e a situação do saldo de caixa acumulado ao longo do ano. Isso possibilita ao produtor se organizar melhor para formar uma reserva de caixa para uso nos meses do ano que geralmente costumam apresentar saldo negativo. Observe na Figura 6 que nos meses de janeiro, fevereiro, abril e dezembro o empreendimento teve saldo de caixa negativo, porém, no acumulado do ano, fechou com saldo positivo de R$ 279 mil.
Participação percentual das classes de despesas – as análises do fluxo de caixa permitem que o produtor conheça as classes de despesas mais expressivas no custo de operação do empreendimento. Assim, fica mais fácil direcionar ajustes nas estratégias de produção e na gestão do empreendimento que possam ajudar a reduzir o peso dessas despesas sobre o custo de produção. Na Figura 7 é possível ver que as despesas com Ração representaram 70% das despesas totais. Naturalmente que melhorias no manejo da alimentação, avaliação de rações de melhor desempenho e custo/benefício, manutenção mais constante de comedouros e um manejo sanitário preventivo para reduzir a mortalidade podem contribuir para um uso mais eficiente das rações, com considerável economia ao empreendimento. No exemplo aqui discutido, salários e encargos (14,7%) e compra de alevinos e juvenis (10,5%) também merecem atenção. A mecanização de algumas operações de rotina (despescas, classificações, transferências de peixes, alimentação, entre outras) pode proporcionar considerável economia no uso da mão de obra. Um melhor manejo no transporte e na recepção de alevinos, aumentando a sobrevivência pós-transporte, certamente contribuirá para a redução nos custos de produção do pescado comercializado. Combustíveis somaram 1,8% e energia elétrica 0,7% do total das despesas. Particularmente, numa fazenda de engorda, as despesas com ração, mão de obra e encargos, energia elétrica (especialmente quando se usa aeração e renovação de água por bombeamento), aquisição de alevinos e juvenis e manutenções de instalações e equipamentos representam as principais fatias do custo de produção.
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Como usar os relatórios de fluxo de caixa para estimar o custo por quilo do pescado produzido?
A maioria dos produtores não sabe com segurança o custo médio por quilo de peixe produzido. E, tentar calcular esse custo controlando os resultados de cada unidade de cultivo (viveiro, tanque-rede, etc.) é uma tarefa que demanda muita disciplina e organização na coleta e registro de informações sobre a produção. E, por isso, a maioria dos produtores não consegue manter esses controles de produção. Assim, proponho que os produtores calculem mês a mês o custo por quilo de peixe que foi comercializado. E fazer esse cálculo fica muito fácil para os produtores se eles registrarem regularmente todas as despesas e receitas que ocorrem no empreendimento e com elas organizarem os relatórios de fluxo de caixa, como os que foram discutidos até aqui. O produtor apenas tem que manter o registro adicional da quantidade de peixes comercializada no dia a dia. Isso é simples de fazer e normalmente o produtor costuma manter os registros das vendas. Assim, se ele tem os relatórios de fluxo de caixa com as despesas totais mês a mês, e a quantidade de peixes (em quilos) comercializada mês a mês, ele naturalmente pode calcular o custo por quilo de peixe comercializado. É só dividir as despesas totais de um mês pelos quilos de peixes comercializados naquele mês. Simples assim, como ilustrado na Figura 8. Observe as vendas mensais em quilos na coluna Venda mês (kg). Dividindo as Despesas pelos quilos vendidos mês a mês, temos os números da coluna Custo médio R$/kg. E, como nenhuma despesa deixou de ser lançada no Programa de Controle, e todas as vendas foram registradas e somadas, esses números refletem a realidade do empreendimento.
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“Ah, Kubitza. Mas houve meses em que eu vendi muito menos peixes do que o normal e comprei uma quantidade maior de ração, portanto tive uma despesa maior. Isso vai fazer o custo por quilo do peixe que comercializei ficar muito mais alto nesse mês”.
Não tem problema. Em um mês pode acontecer isso que você mencionou, e em outro pode acontecer o contrário porque você está usando a ração que foi comprada nos meses anteriores e acabou vendendo muito mais peixe do que o habitual. Então o custo por quilo de peixe vendido vai ficar menor. Mas, isso não importa muito, pois o custo por quilo de um determinado mês não diz nada. Mas quando começamos a analisar o Custo médio acumulado (R$/kg de peixe) ao longo de 4, 6, 8, 10, 12 meses vemos que os valores médios começam a atingir uma estabilidade. O Custo médio acumulado (C/F) é calculado dividindo as despesas acumuladas (C) pelas vendas acumuladas (F), mês a mês. O Programa Acqua Mais já atualiza esse relatório conforme o produtor lança (em uma planilha específica do programa) a quantidade de quilos de pescado comercializa a cada mês.
Analisando o relatório da Figura 8 vemos que o custo médio de produção por quilo de peixe comercializado, mês a mês, variou desde R$ 3,70 a 17,22/kg. Essa variação se deve muito aos volumes de pescado comercializados em cada mês. No entanto, quando analisamos o Custo médio acumulado por quilo de peixe comercializado, vemos que esse indicador desce gradualmente de um valor médio de R$ 14,41/kg em janeiro para R$ 9,51/kg no sexto mês e finaliza o ano com a média ponderada de R$ 7,95/kg de peixe comercializado (valor calculado dividindo o valor acumulado de despesas até dezembro, R$ 2.340.361 pelas vendas de peixes acumuladas até dezembro, 294.421 kg). Portanto, no ano analisado (2021) o custo médio de produção do quilo da tilápia no referido empreendimento ficou em R$ 7,95/kg.
Análise semelhante pode ser feita com o preço médio de venda por quilo de peixe. Pontualmente o preço médio de venda foi mais elevado nos primeiros meses do ano (R$ 9,56/kg em janeiro) e declinou progressivamente ao longo do ano (R$ 8,36/kg em junho e R$ 8,69/kg em dezembro; Figura 8). Quando se analisa a média geométrica do preço de venda ao longo do ano, os valores declinam gradualmente dos R$ 9,56 em janeiro para R$ 9,20 em junho e fecha o ano com a média anual de R$ 8,90/kg de peixe comercializado (valor calculado dividindo o valor acumulado das receitas com vendas de peixes até dezembro, R$ 2.619.483 pela quantidade acumulada de peixes comercializados até dezembro, 294.421 kg).
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Conversão alimentar econômica – CAE e custo de ração por quilo de peixe comercializado
Imagine, um empreendimento com 200 tanques-rede, ter que manter o controle de 200 registros diariamente, 6 mil registros de quantidade de ração em um mês! É muito mais fácil para o produtor manter o registro da quantidade total de ração usada diariamente em todo o empreendimento do que manter registros individuais da quantidade de ração aplicada em cada uma das unidades de cultivo. De uma forma prática, os funcionários podem até mesmo guardar os sacos de ração vazios e no final do dia passar o número da quantidade de sacos que foi usada.
Com a mesma lógica que usamos para o cálculo mês a mês do custo de produção por quilo de peixe comercializado, podemos calcular a CAE média, dividindo a quantidade de ração acumulada que foi fornecida aos peixes pela quantidade acumulada de peixe que foi comercializada. Esse valor eu chamo de conversão alimentar econômica média (CAE – média). A CAE média é muito mais simples de se calcular do que tentar estimar a conversão alimentar convencional ou FCA – fator de conversão alimentar (kg de ração usado dividido por quilo de ganho de biomassa). Para calcular o FCA eu precisaria ter um controle muito rigoroso do ganho de biomassa mês a mês em cada unidade de cultivo. E isso é algo muito complexo e, na realidade, os programas de controle estimam esse ganho com projeções baseadas em uma curva de crescimento pré-determinada no programa. Portanto, o valor de FCA mês a mês seria uma estimativa e não uma realidade. Um valor de FCA real para um determinado tanque de cultivo apenas pode ser determinado ao final de um ciclo, quando todos os peixes são colhidos e pode ser apurado o ganho de biomassa naquele cultivo. E isso muitas vezes é agravado pelo fato de que frequentemente são feitas colheitas parciais e é preciso manter esses registros todos até que o último peixe tenha sido retirado daquele tanque. Então, é melhor trabalhar com a CAE média, que é um índice obtido com números reais.
“Ah, Kubitza. Mas veja que em alguns meses eu joguei mais ração no empreendimento todo e comercializei pouco peixe. Isso fez o valor da CAE média ficar muito mais alto nesses meses”.
Isso pode acontecer com a CAE pontual em um determinado mês, da mesma forma como acontece com o custo de produção por quilo de peixe comercializado mês a mês, como já foi explicado aqui. Em um mês você pode ter colocado muita ração nos tanques e comercializou pouco pescado, sobrando uma biomassa de pescado que foi crescida naquele mês para ser vendida em outro mês. Ou pode ocorrer o inverso, um mês você vendeu peixe demais, ou seja biomassa que se acumulou nos meses anteriores. Então você pode ter valor pontual de CAE bem mais alto em um mês e bem mais baixo em outro. Mas, estamos considerando aqui a média geométrica da CAE (CAE média), que é obtida através da divisão da quantidade de ração acumulada dividida pela quantidade acumulada de pescado comercializado até um mês específico do ano. Observe no relatório da Figura 9 que, embora esse valor tenha começado mais alto nos primeiros meses do ano (pelo fato de haver sido comercializado pouco pescado nos primeiros dois meses), em março o valor de CAE média abaixou, subiu em abril novamente devido ao baixo volume de venda naquele mês e, depois começou a abaixar até atingir um valor mais estável próximo de 1,37. É dessa forma que a CAE média é calculada no Programa de Controle Financeiro Acqua Mais®.
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do ano
Da mesma forma segue no relatório do Programa Acqua Mais na Figura 9, uma análise do custo e da eficiência do uso das rações. O custo médio por quilo de ração aplicada mês a mês foi calculado dividindo os gastos totais com ração no mês, pelos quilos de ração aplicados no mesmo mês. Esses valores variaram entre R$ 3,99 a 4,68/kg de ração ao longo do ano. Veja ainda nesse mesmo relatório as despesas com ração mês a mês. O valor A (terceira coluna da tabela na Figura 9) é a despesa acumulada com ração até um determinado mês. Por exemplo, até março a despesa acumulada com ração foi de R$ 573.232,00. Se dividirmos, mês a mês, as despesas acumuladas com ração (A) pela quantidade acumulada em quilos de peixes vendidos (D), obtemos o custo médio acumulado por quilo de peixe comercializado até um determinado mês. Note que o custo médio de ração por quilo de peixe comercializado caiu de R$ 10,28/kg em janeiro para R$ 7,09/kg em junho e se estabilizou próximo de R$ 5,60/kg a partir de setembro. E o interessante é observar que esse custo caiu significativamente, embora os preços médios por quilo de ração tenham se mantido próximos de R$ 4,00/kg a partir de abril. Isso indica que ocorreram ajustes no manejo alimentar ao longo do ano e esses tiveram efeito positivo na redução da CAE média, fazendo cair o custo médio de ração por quilo de peixe comercializado.
Esses três indicadores aqui discutidos, 1) Custo total por quilo de peixe comercializado, 2) Preço médio recebido por quilo de peixe comercializado e, 3) Conversão alimentar econômica – CAE média, são indicadores de grande utilidade para a avaliação da eficiência da gestão produtiva e dos custos do empreendimento, e comparação dos resultados em diferentes safras. Como vimos, os valores pontuais desses indicadores, em um mês específico, não informam muita coisa ao produtor. No entanto, quando esses índices são analisados como base em suas médias geométricas ponderadas ao longo de uma sequência de meses, o produtor começa a ter estimativas bem fieis do custo médio de produção, do preço médio de venda e da conversão alimentar econômica proporcionada pelas rações e manejo adotados. Essa é a maneira mais simples e confiável de obter estimativas importantes desses parâmetros, sem que o produtor necessite manter complexos controles dos custos e resultados de produção e desempenho tanque a tanque.
Considerações finais
Todos os relatórios e análises aqui apresentados e discutidos foram gerados dentro do Programa de Controle Financeiro Acqua Mais®. Acredito que esse artigo mostrou ao leitor a simplicidade de manter um controle financeiro, como o que foi sugerido aqui. E que informações importantes para a gestão financeira e ajustes nos processos de produção são facilmente obtidas e com grande precisão. Para o leitor com um bom conhecimento no MS-Excel® não é difícil estruturar planilhas que realizem análises similares. Mas para aqueles que não possuem muita familiaridade com planilhas eletrônicas, um programa como o Programa Acqua Mais facilita muito a vida. Os leitores interessados em adquirir o livro “Controle Financeiro na Aquicultura” (Kubitza) com o Programa de Controle Financeiro Acqua Mais® devem acessar o link www.acquasupre.com.br. Interessados em saber mais sobre o uso e as possibilidades de customização do Programa de Controle Financeiro Acqua Mais® podem entrar diretamente em contato com o autor através do e-mail [email protected] ou tel/fax: 11 4587-2496.
